Pengunjung

Diberdayakan oleh Blogger.
Selasa, 26 Maret 2013

INTERNAL AUDIT DAN SISTEM INFORMASI

07.55 | Diposting oleh Nusa Engineering | | Edit Entri


oleh : Nurul Islam

I.  PENDAHULUAN

Quality Internal Audit adalah salah satu aktivitas yang penting dalam suatu organisasi, begitu pentingnya aktivitas internal audit ini, disetiap kali dilakukan Audit dari luar misal oleh Authority, Certification Body ataupun Customer maka pelaksanaan dan pengelolaan Internal Audit adalah obyek yang selalu diaudit, bahkan bila organisasi (auditee) tidak melaksanakan internal auditnya maka auditor terkait tidak akan melakukan/ melanjutkan aktivitas auditnya. Salah satu alasan obyektif yang adalah bahwa apabila aktivitas Internal Audit dilakukan dengan baik maka pelaksanaan Quality Management System di suatu organisasi akan terdorong berjalan dengan baik pula. Aktivitas Interal Audit yang berkualitas akan menjadi gambaran yang obyektif suatu organisasi dalam melihat dirinya sendiri apakah sudah sesuai dengan kebijakan dan standard kualitas yang sudah ditetapkan, atau dengan melihat pengelolaan internal audit pihak authority, customer dan pihak ketiga lainnya dapat menilai salah satu aspek kematangan organisasi bersangkutan dalam menjalankan Quality Management System yang ditetapkannya.
Pelaksanaan Internal Audit adalah suatu bentuk penilaian atau pengukuran terhadap pelaksanaan Quality Management System yang dilakukan secara kontinyu setiap periode tertentu, dan bukanlah pelaksanaan yang parsial atau sekali-sekali. Data hasil pelaksanaan audit adalah data yang sangat berarti apabila dikumpulkan dan disimpan dengan baik dalam suatu data base audit dan dibuatkan metode sehingga memudahkan peng-accessan-nya, lebih dari itu bila fungsi internal audit juga memperhatikan data audit dari luar dan data hasil pengukuran dan penilaian lain, misal Non Conforming Product,  program/ project status, customer feedback/ satisfaction, corrective/ preventive action, dan process performance indicator lainnya yang biasa kita kenal dengan data tingkat pencapaian quality objective, dan merupakan key performance indicator dari tiap obyek process.
Kompilasi data dengan metode pengolahan data dan analisa yang menggunakan tool dan metode yang sudah ditentukan, akan memberikan suatu gambaran performance pelaksanaan QMS organisasi yang sedang berlangsung termasuk trend-nya dari waktu kewaktu. Apabila dalam suatu orgnisasi sudah menerapkan mekanisme yang teratur dan tertib dalam mendefinisikan penilaian, melakukan penilaian, mengumpulkan serta menyimpan kemudian memelihara hasil penilaian sampai pada kompilasi data dan analisis hasil penilain secara statistic atau metode lain, hal tersebut dapat menjadi suatu bentuk performance secara keseluruhan yang kemudian dikemas dengan baik sebagai bahan untuk Management Review input.

II.   INTERNAL AUDIT

Fungsi pengelola Internal Audit adalah fungsi yang bukan hanya melihat, mengukur dan memastikan suatu prilaku system organisasinya telah mengikuti QMS yang sudah ditetapkan, tetapi lebih dari itu juga dapat membantu menilai kelemahan dari QMS, memberikan saran langkah Corrective Action/ Improvement QMS yang diperlukan, bahkan mendorong langkah implementasi CA/ Improvement yang diperlukan.
Sedangkan secara kegiatan Internal Audit adalah menguji dan menilai efektivitas dan kecukupan sistem managemen kualitas internal yang ada dalam organisasi, sehingga tanpa fungsi internal audit, managemen tidak memiliki sumber informasi internal yang independen mengenai kinerja QMS organisasi.
Sebagaimana pernyataan Henry Davis Troreau sebagai berikut :
“Banyak hal Yang Tidak Terlihat , walaupun hal itu berada didalam jangkauan pandangan kita  ,karena hal itu tidak dalam jangkauan intelektual kita”.
Keterlibatan fungsi Internal Audit secara integrative dengan mekanisme Improvement berkelanjutan di suatu organisasi akan sangat positive dalam memberikan dorongan terhadap pencapaian tingkat kematangan organisasi.
Bagaimana fungsi Internal Audit mengintegrasikan dengan mekanisme proses bisnis suatu organisasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu,

-   Memperbaiki kualitas pelaksanaan Internal Audit, dalam hal ini fungsi Internal Audit harus memulai dari tahap :
Perencanaan Audit Plan/ Schedule, penentuan dan penyusunan Tim Internal Auditor, penyusunan Internal Audit Program, Penyusunan Check List, menkomunikasikan dengan Auditee.
Pelaksanaan audit mulai opening meeting, pre-briefing meeting, post briefing meeting, closing meeting, Audit Report, dan ada beberapa hal penting dalam pelaksanaan audit yang perlu form tertentu untuk perekamannya/ dokumentasinya.
Post audit mulai menyusun finding/discrepancies dalam forms standard, mengkomunikasikan hasil audit, memonitor CA sampai dengan follow up/ verifikasi audit dan pemberian status akhir hasil audit dalam suatu report audit.
Perencanaan yang secara baik dan konsisten dilakukan kemudian datanya direkam dalam sistem data base audit yang itegrate dengan database lain serta mudah dalam pengasessanya adalah sumber informasi yang baik dan berharga bagi suatu organisasi.
Kualitas pelaksanaan Internal Audit akan bekembang dinamis bila mengikuti siklus PDCA, Plan-Do-Check-Action secara konsisten. Menampilkan siklus PDCA dengan bantuan system informasi yang baik akan memberikan gambaran bagi fungsi internal audit dalam mengevaluasi performannya dari waktu ke waktu, tingkat kualitas yang semakin baik/ meningkatkan kualitas dari fungsi internal audit sehingga dari waktu kewaktu menjadi semakin matang.
-   Membuat data base Internal Audit yang itegratif dengan data base lain organisasi. Fungsi IA melakukan perekaman hasil audit, penyusunan hasil audit, penyimpanan rekaman audit dan corrective action-nya. Internal Audit dalam menjalankan fungsinya akan dibuat menjadi lebih mudah/ efisien bila memanfaatkan teknologi Sistem Informasi dan Komputerisasi yang sedang berkembang pesat saat ini.

III. MEMANFAATKAN TEKNOLOGI INFORMASI

Teknologi system informasi yang didukung dengan perangkat komputasi teknologi adalah suatu teknologi yang tergolong berkembang paling pesat didunia saat ini. Sebagaimana kita ketahui bahwa revolusi perangkat keras dan lunak di dunia saat ini memberikan banyak kemudahan/ efisiensi bagi berbagai aktivitas terutama aktivitas praktis dalam dunia industri. Integrasi komputasi yang ada yang didorong dengan berkembangnya pula teknologi komunikasi data pada saat ini, dimana komputer-komputer yang ada keberadaanya sudah tidak lagi stand alone, tetapi saling berhubungan dengan area network yang begitu luas dan tak terbatas cakupannya/ accesability-nya sangat mudah.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam pekerjaan praktis seperti misal pengelolaan Internal Audit adalah suatu tuntutan dan tantangan bagi pengelolanya. Penggunaan system informasi yang terintegrasi dalam pengelolaan internal audit dapat berjalan efektif paling tidak harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1.    Pengelolaan Internal Audit membutuhkan pengawasan dan pengendalian secara langsung progressive terhadap proses yang sedang berlangsung dalam pengelolaan Internal Audit seperti kinerja auditor, progress status, seberapa lama response Auditee terhadap temuan yang sudah dijatuhkan dan monitor terhadap setiap tahapan audit dan corrective action secara langsung dan sebagainya.
2.    Pengeloaan Internal Audit memerlukan rekaman/ record yang baik dan berkesinambungan, dalam setiap tahapan audit mulai Planning, Conducting dan Post Audit. Rekaman ini harus dilakukan dengan penggunaan Sistem Informasi yang tepat maka proses penyimpanan kedalam suatu data base akan sistematis dan mudah pula dalam pengacess-an, dan review serta evaluasinya.
3.    Pengelolaan Internal Audit adalah disamping fungsi yang sangat erat berhubungan dengan fungsi lain Internal Audit juga akan melalui tahapan-tahapan yang cukup panjang dan memerlukan waktu siklus yang panjang dan bertele-tele. Penggunaan system informasi dan komputasi diharapkan mempermudah komunikasi dan memperpendek waktu siklus pelaksanaan Internal Audit.
Dengan memperhatikan tiga hal tersebut akan menjadi pendorong kuat bagi fungsi pengelola Internal Audit untuk memanfaatkan teknologi system informasi dalam menjalankan aktivitas pengeloaan internal audit. Pengeloalaan Internal Audit yang berkualitas adalah hal yang sangat diharapkan atau dibutuhkan setiap organisasi dalam usahanya untuk mengembangkan dirinya mencapai kematangan dan tujuan organisasi bersangkutan.

IV. PRAKTEK SISTEM INFORMASI DALAM INTERNAL AUDIT

Ada beberapa aplikasi praktis penggunaan sistem informasi dan komputasi yang dapat dimanfaatkan dalam pengelolaan Internal Audit. Ada yang secara integrasi telah menjadi bagian utuh system informasi di organiasi, ada juga yang secara terpisah di buat/ develop sendiri, tetapi disediakan fasilitas tertentu untuk mengasess atau berkomunikasi dengan proses/ informasi lain. Dengan memperhatikan begitu mahalnya biaya aplikasi yang ada maka aplikasi semacam ini bisa saja dibuat sendiri dengan memperhatikan beberapa hal seperti kompleksitas organisasi termasuk cakupan dari fungsi internal audit itu sendiri, spread up area organisasi dan sebagainya.
Sistem komputasi dalam pengelolaan Internal Audit adalah tersusun dengan program-program aplikasi tertentu yang digunakan. Penetuan system aplikasi yang akan digunakan tergantung dari fungsi internal audit itu sendiri dalam penggunaannya. Praktek penentuan penggunaan aplikasi yang dipakai dapat dimulai dari hal-hal sebagai berikut:
1.    Alasan-alasan kebutuhan, misal
Ø   Sistem yang online, dinamis dan interaktif dimana diharapkan perekaman aktivitas audit dapat dilakukan, dibaca, diupdate dengan cepat dan mudah oleh penggunanya, demikian pula perekaman data corrective action dapat dilakukan oleh auditee secara interactive, informative dan dapat pula di-update seperlunya dan beberapa kemudaan lain dalam pemantauan progress audit dan corrective action  oleh fungsi terkait, termasuki management.
Ø   Sistem yang tidak dibatasi oleh area kerja para penggunanya, tetapi tidak memerlukan effort-effort tambahan bagi client dalam mengoperasikan aplikasi yang ada seperti setup-setup program tambahan terhadap computer client, cukup effort diperlukan hanya untuk server, jadi pengguna (auditor, auditee, management) sangat simple/ dimudahkan dalam penggunaanya.
Ø   Sistem Pengarsipan data-data audit dan corrective action, dimana system tersebut adalah system yang terstruktur dalam format data base program aplikasi, system ini harus memiliki accessibility dan retrieve ability yang terjamin dan dengan access time yang cepat, disamping itu data yang ada juga dituntut aman dalam penyimpanannya dalam periode waktu yang diperlukan.
Ø   Beban kerja dari perangkat yang digunakan, bagaimanapun beban kerja ini sangat menetukan dari unjuk kerja / performance dari system aplikasi yang berjalan.
2.    Alasan ketersedian resources
Penentuan dengan memperhatikan ketersedian resources seperti, Human resources, knowledge, skill dan pengalaman dari fungsi internal auditor dan auditee dalam menjalankan system yang ada Delta masalah ini bisa di-cover dengan pelaksanaan pelatihan terintegrasi dan sistematis.
Hardware, Spesifikasi ketersedian perangkat computer yang dimiliki baik yang digunakan sebagai server maupun client / pengguna, disamping itu juga ketersediaan perangkat jaringan yang ada router, kabel jaringan dan sebagainya, dibutuhkan rencana pengadaan dan anggaran yang dibutuhkan.
Software, kebutuhan akan perangkat lunak paling tidak harus ada perangkat lunak yang umum digunakan dan dipahami oleh pengguna. Disamping penggunaan diperlukan pula perangkat lunak untuk pengembangan seperti program untuk membuat WEB, program script, program data base dan program untuk menampilkan “report”, tetapi hal ini hanya digunakan dan perlu dipasang di server dan pengelola-nya adalah admin (fungsi internal auditor).
Bila kedua hal diatas sudah dapat diketahui, baik melalui studi literature maupun studi/pengamatan lapangan maka kedua data itu kemudian di-compile untuk dilakukan kajian teknis sampai dihasilkan kesimpulan tentang system aplikasi yang layak digunakan.
                                   


 Gambar Ilustrasi kombinasi Skrip




Gambar Topologi Jaringan



Dari Kajian teknis tersebut maka Program applikasi yang diperlukan untuk :
Ø   Untuk membuat layanan Audit dan Corrective Action yang online dan mudah penggunaan maka sangat dibutuhkan suatu applikasi bebrbasis WEB, dimana di dalamnya adalah aplikasi skrip yang bersifat server side. Aplikasi demikian diharapkan sangat memudahkan pengguna ( Auditor, Auditee, dan Management) yang sangat membutuhkan access informasi, komunikasi disamping itu pengguna itu sendiri juga adalah salah satu penyedia data informasi. Layanan aplikasi ini juga merupakan layanan yang memberikan kemudaan pengguna untuk menggunakannya di station area masing-masing atau dimana saja jaringan layanan network tercakup, tanpa perlu effort tambahan untuk menginstall program-program yang sudah disediakan oleh server yang dikelola oleh administrator audit.
Luasnya cakupan area audit dan waktu penyediaan access yang cepat/ real time, suatu program applikasi berbasis WEB yang dinamis dan interaktif akan memotong kendala jarak dan waktu dalam aktivitas audit, tentunya akan memotong waktu siklus audit secara periodical, sehingga penyelesaian progress Audit akan lebih cepat dan mudah dilaporkan.
Ø   Rekaman audit dan corrective action yang dikumpulkan adalah berbentuk kumpulan data yang diatur sedemikian rupa supaya tertata sehingga aman tersimpan dan cepat dalam accessnya. Program aplikasi database adalah aplikasi yang akan memberikan layanan dalam menstrukturisasi data, penyimpanan dan pengolahannya. Program aplikasi ini akan dipandu oleh aplikasi Web yang menjadi tampilan mukanya.
Ø   Pada umumnya fungsi pengelolaan Internal Audit mempunyai form-form standard untuk menampilkan informasi-informasi terkait dengan aktivitas audit dan corrective action, oleh sebab itu suatu program aplikasi tertentu untuk mensupport output hasil audit dalam laporan formal tentu saja diperlukan. Program reporting baik berbentuk table maupun grafik dan sebagainya merupakan bagian paket aplikasi pengelolaan internal audit.

V.   FUNGSI SISTEM INFORMASI

Perlu menjadi perhatian bahwa fungsi pengelola internal audit tidaklah dengan harga mati harus menggunakan perangkat system informasi dan komputasi dalam mejalankan aktivitasnya. tugas utama sebenarnya adalah bagaimana kita mengelola fungsi internal audit secara berkualitas, disamping dituntut pula kualitas pelaksanaan internal audit itu sendiri. Perangkat Sistem informasi dan komputasi itu hanya alat bantu untuk mengelola aktivitas audit menjadi lebih baik, lebih cepat, sehingga lebih baik dan progressive dalam mendorong perbaikan berkelanjutan dalam organisasi.

0 komentar:

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)

Blogger Template created with Artisteer.