Pengunjung

Blog Archive

Diberdayakan oleh Blogger.
Senin, 06 Mei 2013

STRATEGISNYA QMS

15.30 | Diposting oleh Nusa Engineering | | Edit Entri


Oleh : Nurul Islam


PENDAHULUAN
Suatu organisasi usaha/ perusahaan dalam kiprahnya sesuai bidang usahanya masing-masing tentunya berkeinginan kuat untuk melanggengkan bisnis mereka. Kemampuan untuk bertahan dalam kancah persaingan global saat ini sangat bergantung pada daya tahan internal organisasi tersebut menghadapi problematika pengembangan usahanya dan penerimaan pelanggan mereka (external) terhadap produk yang dihasilkannya (customer satisfaction).
Kemampuan bertahan ini terletak di internal organisasi dalam mengelola bisnis dan menempatkan dirinya pada lingkungan dunia usaha sesuai dengan mainstream bisnis yang ada, lebih dari itu secara external adanya tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk yang diberikan, dimana telah sesuai dengan yang direncanakan serta diminta pelanggan. Meskipun kedua faktor tersebut tidak bisa dipisahkan karena merupakan proses yang saling terkait diantara masing-masing dan memberikan dampak satu terhadap lainnya.
Perusahaan/ organisasi yang berwawasan kedepan adalah perusahaan yang efektif, berproses untuk menghasilkan produknya yang secara terus menerus mengembangkan/ meningkatkan mutu produk, on time delivery produk dan dengan biaya yang semakin kompetitif sehingga akan selalu memberikan kepuasan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan.
Era globalisasi saat ini, menghasilkan linkungan usaha yang memiliki keanekaragaman persyaratan regional, nasional baik  pelanggan maupun regulasi dari otoritasnya, dimana hal tersebut kadang-kadang mempersulit obyektifitas pemenuhannya. Mainstream bisnis saat ini mendorong adanya suatu standard internasional untuk suatu solusi terhadap kesulitan pada obyektifitas keanekaragaman persyaratan pelanggan. Standard internasional tersebut mengakomodir secara umum persyaratan pelanggan dari berbagai kepentingan.
Pengambilan (Sistem Managemen Mutu) SMM sesuai International Standard sebagai salah satu tool management untuk mencapai tujuan bisnis adalah suatu keputusan strategis, hal ini secara umum didasarkan adanya suatu maksud strategis suatu organisasi dalam rangka mempertahankan eksistensi bisnisnya di tengah tuntutan mainstream bisnis yang ada.

MAKSUD STRATEGIS
Maksud strategis adalah obsesi perusahaan dalam mencapai sesuatu dalam suatu periode yang panjang yang menggambarkan maksud akhir dari usahanya untuk bertahan dalam menggapai maksud tersebut. Contoh: menjadi pionir industry otomotif dunia.
Maksud ini diturunkan lebih spesifik menjadi visi dan misi yang kemudian dijabarkan dalam tujuan dan sasaran. Tujuan dan sasaran ini menjadi acuan dibuatnya strategi dan/atau perencanaan yang kemudian diimplementasikan dalam program dan proyek.
Visi organisasi untuk menjadi produsen mobil kelas dunia dari segi kualitas, biaya dan waktu pengiriman adalah salah satu contoh penjabaran lebih spesifik dari maksud strategis tersebut, karena di dalamnya terkandung obsesi organisasi tersebut yang ingin berperanan menentukan atau tidak ingin jadi pecundang dalam era ketatnya kompetisi bisnis global saat ini.

Kelestarian bisnis dalam periode yang panjang harus diwujudkan dengan mekanisme yang teratur, terencana, dengan mewujudkan berbagai hal pada perusahaan sebagai berikut:
·         Mewujudkan proses bisnis yang efisien dan produktif dengan mekanisme yang teratur dan sistematik
·         Mewujudkan perusahaan yang adaptif terhadap lingkungan bisnisnya, continues improvement dan selalu tumbuh berkembang
·         Setiap tindakan strategis perusahaan selalu didukung dengan konsekwensi keuangan yang ditimbulkannya
·         Selalu fokus terhadap terwujudnya kepuasan pelanggan

VISI DAN MISI
Secara bahasa visi adalah kemampuan untuk melihat kedepan atau pandangan atau wawasan ke depan bisa juga mimpi tentang masa depan.
Visi perusahaan adalah cara pandang terhadap masa depan perusahaan, cara melihat kemana perusahaan harus berjalan atau kemana perusahaan harus menuju. Visi yang jelas akan menggambarkan bagaimana keadaan masa depan yang dicita-citakan oleh para stake holder perusahaan.
Visi Misi
Tujuan Organisasi

Secara bahasa misi adalah tugas yang dirasakan orang sebagai suatu kewajiban untuk melakukannya demi agama, ideologi, patriotisme, visi, dsb-nya. Misi perusahaan adalah Tujuan mendasar yang membedakan sebuah perusahaan dari perusahaan-perusahaan lainnya yang sejenis, serta mengidentifikasikan ruang lingkup operasinya yang berkenaan dengan produk dan pasar.
Visi dan Misi perusahaan bila disimak dari uraian dan gambaran diatas adalah suatu hal yang sangat penting, mimpi yang akan diraih, tugas tanggung jawab untuk menggapai mimpi itu bisa menjadi energy potensial dan motivator bagi seluruh bagian organisasi bisnis dalam meraih impian bisinisnya. Hal ini akan terjadi apabila seluruh bagian perusahaan cukup mengerti dan memahami visi dan misi perusahaannya, serta adanya upaya management untuk mengelola perusahaan yang diwarnai dan mengarah pada visi dan misinya.
Visi dan misi bisa tidak berarti apa-apa atau hanya sebagai slogan kosong dan tidak memiliki pengaruh apapun terhadap proses kerja dan pengelolaan bisnis, apabila tidak ditindak lanjuti semestinya kebawah/ flow down (berdiri sendiri diatas menara gading).
Pengaruh positif visi dan misi, misalnya sebagai berikut:
·         Budaya kerja yang dibentuk oleh semua bagian perusahaan yang dimotivasi oleh visi dan misi perusahaan akan sangat berarti serta luar biasa berpengaruh pada performance kinerja perusahaan yang efektif dan produktif.
·         Perencanaan perusahaan membuat tujuan, sasaran dan rencana strategis usaha yang bisa secara berkesinambungan mengarah pada visi dan misi terebut. Tujuan, sasaran dan rencana strategis perusahaan sangat berarti bagi kesinambungan perusahaan dalam implementasi pengelolaan yang terencana, terkendali sehingga efektif dan efisien serta fokus pada proses pencapaian visi dan misinya.
·         Pengelolaan oleh management yang mengikuti tata cara pengelolaan perusahaan yang bersih dan baik, dengan metode yang mengikuti siklus pola PDCA plan-do-check dan action  pada setiap programnya, akan memiliki pola baku yang terukur, terarah dan terkendali ke tujuan dan target secara berkesinambungan dalam mencapai dan mempertahankan konsistensi bisnis sesuai perencanaanya.

RENCANA (STRATEGI)
Bagaimanapun efektifitas perusahaan merupakan fungsi waktu dan mempunyai target-target keberhasilan sebagai berikut:
Target jangka pendek            à   -produk yang berkualitas, kompetitif harga dan on time delivery
                                      -efisien, sadar biaya
                                      -fokus untuk mencapai kepuasan pelanggan
Target jangka menegah à   -mampu merespon secara positif setiap perubahan yang terjadi
 baik internal maupun external
                                      -mampu selalu tumbuh atau mengembangkan, meningkatkan
 Kapabilitas (perbaikan berkelanjutan)
Target jangka panjang  à   mampu untuk mempertahankan bisnis secara berkelanjutan
Target keberhasilan tiap tahapan tersebut dijabarkan dalam suatu rencana strategis.
Strategis adalah rencana yang disatukan, menyeluruh dan terpadu yang mengaitkan keunggulan kompetitif/strategi perusahaan dengan tantangan linkungan dan yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan utama perusahaan dapat dicapai melalui implementasi yang tepat oleh perusahaan atau suatu pola dari aksi-aksi dan pendekatan bisnis yang digunakan oleh pimpinan puncak perusahaan untuk menjamin kepuasan pelanggan, menempatkan pada posisi pasar yang tepat, dan mencapai segala target serta tujuan bisnis perusahaan.
Rencana strategis biasanya dituangkan dan diarahkan menuju sasaran sasaran seperti sasaran jangka panjang (5 tahun), menengah (2-4 tahun) dan pendek (1 tahun atau kurang). Rencana tersebut  dilaksanakan dan dikendalikan dalam program perusahaan secara berkelanjutan dari tahapan ketahapan menuju sasarannya, sehingga perusahaan tersebut selalu dalam track dan orientasi pada tujuan, visi dan misinya.
Flow down rencana strategis perusahaan pada tata cara pengelolaan perusahaan yang teratur dan sistematik dalam program perusahaan harus tersampaikan keseluruh lapisan management dan karyawan. Proses pengelolaan tersebut tentunya dialamatkan menjadi kerangka kerja dalam sistem managemen bagi semua bagian perusahaan dan akan membawa perusahaan menjadi efektif, sehingga membawa keberhasilan dalam mencapai tujuan atau sasaran bisnisnya.

PENGELOLAAN PROGRAM

Program adalah kumpulan aktivitas atau proyek-proyek yang berhubungan telah dirancang untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang harmonis dan secara integral untuk mencapai sasaran kebijaksanaan tersebut secara keseluruhan.
Program adalah unsur pertama yang harus ada demi terciptanya suatu kegiatan.
Melalui program maka segala bentuk rencana akan lebih terorganisir dan lebih mudah untuk diopersionalkan.

Proyek yang terkait dalam suatu implementasi program itu perlu pengelolaan yang sesuai, untuk itu ada beberapa tahapan penting dalam pengelolaannya yaitu:
·         Perencanaan terkait didalamnya adanya adopsi persyaratan pelanggan, penetapan sasaran, pendefinisaian, penentuan resources yang diperlukan dan inisialisasi resikonya
·         Penjadualan pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana
·         Pengendalian proyek, terkait dengan pelaksanaan proyek dibandingkan dengan rencana yang ada, kesesuaian dengan jadwal, mitigasi resiko
·         Melakukan langkah perbaikan yang diperlukan dalam rangka tercapainya target/ sasaran proyek

Kosistensi flowdown mulai visi dan misi sampai pada program dan proyek dari waktu kewaktu yang selalu dievaluasi, dan di-implementasikan dalam suatu sistem managemen perusahaan, akan memberikan suatu mekanisme yang teratur, transparan dan terarah. Sistematika semacam ini sangat diperlukan dan dipahami oleh semua stake holder perusahaan dalam menjalankan fungsinya masing-masing karena akan sangat membantu menggambarkan peta jalan dan kerangka kerja perusahaan dalam mewujudkan maksud strategis, visi dan misinya. Sistem managemen perusahaan yang dimaksud juga akan memberikan kemudahan dalam mengukur, menganalisa dan menentukan serta melaksanakan langkah perbaikan yang diperlukan oleh managemen perusahaan.

SISTEM MANAGEMEN MUTU
Dalam memimpin perusahaan untuk meraih keberhasilan mencapai tujuan sesuai standard internasional, diperlukan pengaturan dan pengendalian secara sistematik dan transparan. Keberhasilan dapat dihasilkan dengan implementasi dan maintain sistem managemen yang dirancang untuk suatu unjuk kerja perbaikan berkelanjutan yang dialamatkan terhadap pihak-pihak yang berkepentingan. Sistem managemen tersebut diataranya adalah sistem managemen mutu disamping sistem managemen yang lain.
Sistem Managemen Mutu adalah system managemen yang mengatur dan mengendalikan suatu perusahaan terkait pada mutu, sistem ini sendiri adalah bagian dari sistem managemen perusahaan yang fokus pada pencapaian hasil, terkait pada quality objectives, untuk memuaskan pada kebutuhan, harapan dan persyaratan terhadap pihak-pihak yang berkepentingan. Sasaran mutu sendiri adalah saling melengkapi dengan sasaran perusahaan yang lain seperti yang terkait pada pertumbuhan, pendanaan, keuntungan, lingkungan dan kesehatan serta keselamatan.
Berbagai macam bagian sistem managamen perusahaan memungkinkan diintegrasikan bersama dengan sistem managamen mutu sehingga menjadi suatu sistem managemen yang padu.
Paling tidak ada 2 hal yang mendorong suatu perusahaan secara rasional menggunakan sistem managemen mutu yaitu:
1.    Sistem managemen mutu dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan membutuhkan produk dengan karakteristik yang sesuai dengan kebutuhan dan harapannya. Kebutuhan dan harapan itu dituangkan dalam spesifikasi produk dan secara kolektif dijadikan acuan sebagai persyaratan pelanggan. Persyaratan tersebut mungkin di-spesifikasikan dalam suatu kontrak dengan pelanggan atau ditentukan oleh perusahaan itu sendiri, penerimaan akhir produk ditentukan oleh pelanggan. Keperluan dan harapan pelanggan akan selalu berubah disebabkan oleh tekanan persaingan atau kemajuan teknologi. Karena hal tersebut perusahaan terdorong untuk melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap produk dan prosesnya.
2.    Sistem managemen mutu memberikan kerangka kerja dalam perbaikan berkelanjutan yang memungkinkan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan pihak-pihak terkait. Pendekatan managemen mutu mendorong organisasi untuk menganalisa persyaratan pelanggan, mendefinisikan proses yang berkontribusi untuk pencapaian penerimaan produk oleh pelanggan, dan menjaga proses tersebut tetap terkendali.
Kedua hal itu merupakan suatu dorongan yang muncul dari keberadaan pelanggan sehingga relevan menjadi fokus utama bagi managemen untuk menentukan pengaturan bisnis dan meningkatkan kinerjanya.
Dalam mengatur suatu perusahaan, ada beberapa prinsip managemen mutu yang harus digunakan oleh pemimpin puncak untuk meningkatkan kinerja antara lain:
·         Fokus terhadap pelanggan, memahami keperluan dari pelanggan saat ini dan mendatang, memenuhi persyaratan pelanggan dan berusaha keras untuk melebihi harapan pelanggan
·         Kepemimpinan, menciptakan dan memaintain lingkungan internal sehingga membuat keterlibatan penuh semua karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan
·         Keterlibatan karyawan, semua karyawan pada setiap level adalah diperlukan oleh perusahaan dan keterlibatan sesuai dengan kemampuannya diperlukan untuk keuntungan perusahaan
·         Pendekatan proses, setiap aktifitas dan hubungan antar sumberdaya akan menghasilkan sesuatu yang lebih efisien apabila dikelola sebagai suatu proses
·         Pendekatan sistem untuk managemen, mengidentifikasi, memahami dan mengelola antar hubungan proses sebagai suatu sistem yang memberi kontribusi pada ke-efektifan dan efisiensi perusahaan dalam mencapai tujuannya.
·         Perbaikan berkelanjutan, perbaikan berkelanjutan bagi kesemua kinerja perusahaan harus  menjadi tujuan permanen perusahaan
·         Pendekatan factual dalam membuat keputusan, keputusan yang efektif didasarkan pada analisa data dan informasi
·         Hubungan supplier yang saling menguntungkan, hubungan saling menguntungkan untuk meningkatkan kemampuan kedua belah pihak dalam menciptakan nilai.

PERTIMBANGAN SISTEM MANAGEMEN MUTU
Pada suatu saat ada seorang direktur BUMN mencanangkan untuk mengambil sistem managemen mutu internasional yang akan diimplementasikan di perusahaannya, meski pada saat itu pelanggan perusahaannya mayoritas adalah militer dan pemerintahan negara yang tidak meminta persyaratan diimplementasikannya sistem managemen mutu tersebut. Hal itu banyak menimbulkan pertanyaan diantara karyawannya, kenapa perusahaan mereka menerapkan sistem tersebut, padahal untuk penerapan sistem itu tidak mudah dan perlu dukungan sumber daya yang diperlukan. Kemudian direktur itu menjawab, perusahaan ini memerlukan sistem itu untuk improvemen. Hal itu apakah relevan sehubungan dengan visi dan misi yang dibebankan oleh pemegang saham perusahaan plat merah tersebut yang diharapkan menjadi perusahaan kelas dunia di bidang usahanya.
Pengembangan dan implementasi Sistem Managemen Mutu perusahaan sesuai standard internasional adalah keputusan strategis yang didasarkan pada kepentingan internal perusahaan yang diwujudkan lebih spesifik menjadi tujuan, kebijakan, strategi, produk yang dihasilkan, proses yang dijalankan, besar kecilnya suatu organisasi perusahaan, mainstream bisnis dan penyesuaian terhadap persyaratan umum dalam rangka meningkatkan kepuasan pelanggan.
Keputusan strategis perusahaan untuk mengambil suatu bentuk SMM sesuai standard internasional yang sudah digariskan mungkin menjadi keputusan sulit karena membutuhkan pengembangan resources yang cukup besar, tetapi akan cukup relevan diambil berkenaan dengan makin terbukanya tingkat persaingan global dan pesatnya perkembangan teknologi sehingga perlu menciptakan kinerja perbaikan berkelanjutan dalam rangka meningkatkan kepuasan pelanggan untuk kelestarian bisnis dan pencapaian tujuan bisnis perusahaan tersebut secara berkelanjutan.
Standard Internasional bukanlah dimaksudkan dalam rangka penyeragaman struktur SMM atau penyeragaman dokumentasinya. Pengambilan SMM sesuai standard internasional tidak selalu menjadi bermanfaat bagi organisasi bisnis tersebut, apalagi pengambilan ini dilakukan hanya memandang kepentingan bisnis sesaat dan tidak dikaitkan dengan proses performance untuk melakukan continues improvement dalam mencapai strategi/target jangka panjang perusahaan). Pengambilan SMM sesuai standard internasional yang semacam ini terkadang hanya suatu kamuflase, menarik order pelanggan sesaat tanpa menghubungkan dengan esensi kebutuhan internal perusahaan untuk melakukan improvement pengelolaan bisnis dalam rangka mencapai rencana strategisnya  untuk menjadi perusahaan yang efektif.
Bagaimanapun SMM sesuai standard internasional ini meskipun memberikan kontribusi positif organisasi bisnis secara jangka panjang tetapi manfaat langsungnya juga tidak dapat diabaikan begitu saja. Dengan adanya manfaat langsung/ jangka pendek yang didapatkan akan memberikan tanda keberhasilan proses transformasi yang dilakukan sehingga memberikan motifasi yang lebih kuat untuk iterasi positif organisasi bisnis untuk melakukan perbaikan berkelanjutan termasuk mewujudkan kematangan SMM yang ada sebagai jalan dalam menggapai tujuan jangka panjangnya.

IMPLEMENTASI SISTEM MANAGEMEN MUTU
Kesuksesan dari implementasi dan pemeliharaan suatu sistem managemen pertama harus didasarkan pada maksud strategis perusahaan. Implementasi SMM sesuai standard internasional terkadang seolah-olah hanya untuk mendapat status formal atau suatu kamuflase, menarik order pelanggan sesaat tanpa menghubungkan dengan esensi kebutuhan internal perusahaan untuk melakukan improvement pengelolaan bisnis dalam rangka mencapai rencana strategisnya  untuk menjadi perusahaan yang efektif. Implementasi semacam itu tidak akan mampu secara fundamental memperoleh dan meningkatkan kepuasan pelanggannya serta meimplementasikan perbaikan berkelanjutan. Fokus terhadap pelanggan dan perbaikan berkelanjutan merupakan prinsip yang harus dipahami oleh managemen, bagaimanapun kepuasan pelanggan dan perbaikan berkelanjutan adalah awal dan target dari implementasi SMM.
Ketika mengembangkan, mengimplementasikan dan mengembangkankan sistem managemen mutu ini diadopsilah suatu metode pendekatan sistem yaitu pendekatan proses, pendekatan ini melihat bahwa setiap aktifitas dan hubungan antar sumberdaya akan menghasilkan sesuatu yang lebih efisien apabila dikelola sebagai suatu proses. Proses adalah suatu atau berbagai aktifitas yang menggunakan resources dan dikelola untuk melakukan suatu transpformasi dari input menjadi output. Suatu output proses seringkali menjadi bentuk langsung input proses berikutnya.
Ada beberapa keuntungan terhadap pemahaman proses bisnis seperti ini antara lain:
·         akan lebih mempermudah interprestasi dan implementasi standard,
·         mempermudah melakukan pengukuran, dan
·         menyediakan platform ideal untuk perbaikan berkelanjutan.
Dalam standard ini juga dikenalkan suatu metodologi yang dapat diimplementasikan pada semua proses yaitu “PDCA” Plan, Do, Check, and Action, sebagai berikut:
·         Plan: menyusun, menetapkan obyektif dan proses yang diperlukan untuk menghasilkan sesuai dengan persyaratan pelanggan dan kebijakan perusahaan
·         Do: meimplementasikan suatu proses
·         Check: memonitor, mengukur proses dan produk terhadap kebijakan, sasaran dan persyaratan terhadap produk dan laporan hasilnya
·         Action: langkah yang dilakukan untuk perbaikan berkelanjutan terhadap kinerja proses
Beberapa langkah pendekatan untuk menyusun dan menerapkan SMM sebagai berikut:
Plan/ Perencanaan
·         Menentukan kebutuhan dan harapan pelanggan serta pihak terkait (stakeholder)
·         Menetapkan kebijakan kualitas dan sasaran mutu perusahaan
·         Menentukan proses dan tanggungjawab yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu
·         Menetapkan metode untuk mengukur efektifitas dan efisiensi setiap proses
·         Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu
Do/ Implementasi
·         Menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu
·         Mengaplikasikan metode pengukuran tersebut
Check
·         Menetukan cara untuk mencegah ketidak sesuaian
Action
·         Melenyapkan penyebabnya
·         Menetapkan dan melaksanakan proses perbaikan berkelanjutan untuk SMM
Agar perusahaan fokus kearah tujuannya maka perlu disusun dan ditetapkan suatu kebijakan dan sasaran kualitas. Kedua hal tersebut adalah bagian dari rencana yang akan menentukan terhadap hasil yang diharapkan dan membantu perusahaan untuk menentukan dan menerapkan resource-nya dalam menggapai hasil yang diharapkan tersebut. Kebijakan mutu akan memberikan kerangka kerja yang jelas untuk penyusunan dan peninjauan sasaran mutu supaya tetap konsisten dengan kebijakan mutu, dan komit untuk perbaikan berkelanjutan serta pencapaiannya menjadi lebih terukur.
Melaksanakan tahapan-tahapan tersebut tidak mudah tetapi akan tidak berarti bila perusahaan dan managemennya memiliki komitmen yang kuat untuk mewujudkan tercapainya kepuasan pelanggan dan perbaikan berkelanjutan perusahaan. Semua proses berjalan menjadi sistematik, transparan, terukur dalam suatu metodologi PDCA yang dikelola mengikuti prinsip-prinsip sistem managemen mutu. SMM yang semakin matang akan berkontribusi besar dalam pencapaian target strategis perusahaan secara berkelanjutan.
0 komentar
Selasa, 26 Maret 2013

INTERNAL AUDIT DAN SISTEM INFORMASI

07.55 | Diposting oleh Nusa Engineering | | Edit Entri


oleh : Nurul Islam

I.  PENDAHULUAN

Quality Internal Audit adalah salah satu aktivitas yang penting dalam suatu organisasi, begitu pentingnya aktivitas internal audit ini, disetiap kali dilakukan Audit dari luar misal oleh Authority, Certification Body ataupun Customer maka pelaksanaan dan pengelolaan Internal Audit adalah obyek yang selalu diaudit, bahkan bila organisasi (auditee) tidak melaksanakan internal auditnya maka auditor terkait tidak akan melakukan/ melanjutkan aktivitas auditnya. Salah satu alasan obyektif yang adalah bahwa apabila aktivitas Internal Audit dilakukan dengan baik maka pelaksanaan Quality Management System di suatu organisasi akan terdorong berjalan dengan baik pula. Aktivitas Interal Audit yang berkualitas akan menjadi gambaran yang obyektif suatu organisasi dalam melihat dirinya sendiri apakah sudah sesuai dengan kebijakan dan standard kualitas yang sudah ditetapkan, atau dengan melihat pengelolaan internal audit pihak authority, customer dan pihak ketiga lainnya dapat menilai salah satu aspek kematangan organisasi bersangkutan dalam menjalankan Quality Management System yang ditetapkannya.
Pelaksanaan Internal Audit adalah suatu bentuk penilaian atau pengukuran terhadap pelaksanaan Quality Management System yang dilakukan secara kontinyu setiap periode tertentu, dan bukanlah pelaksanaan yang parsial atau sekali-sekali. Data hasil pelaksanaan audit adalah data yang sangat berarti apabila dikumpulkan dan disimpan dengan baik dalam suatu data base audit dan dibuatkan metode sehingga memudahkan peng-accessan-nya, lebih dari itu bila fungsi internal audit juga memperhatikan data audit dari luar dan data hasil pengukuran dan penilaian lain, misal Non Conforming Product,  program/ project status, customer feedback/ satisfaction, corrective/ preventive action, dan process performance indicator lainnya yang biasa kita kenal dengan data tingkat pencapaian quality objective, dan merupakan key performance indicator dari tiap obyek process.
Kompilasi data dengan metode pengolahan data dan analisa yang menggunakan tool dan metode yang sudah ditentukan, akan memberikan suatu gambaran performance pelaksanaan QMS organisasi yang sedang berlangsung termasuk trend-nya dari waktu kewaktu. Apabila dalam suatu orgnisasi sudah menerapkan mekanisme yang teratur dan tertib dalam mendefinisikan penilaian, melakukan penilaian, mengumpulkan serta menyimpan kemudian memelihara hasil penilaian sampai pada kompilasi data dan analisis hasil penilain secara statistic atau metode lain, hal tersebut dapat menjadi suatu bentuk performance secara keseluruhan yang kemudian dikemas dengan baik sebagai bahan untuk Management Review input.

II.   INTERNAL AUDIT

Fungsi pengelola Internal Audit adalah fungsi yang bukan hanya melihat, mengukur dan memastikan suatu prilaku system organisasinya telah mengikuti QMS yang sudah ditetapkan, tetapi lebih dari itu juga dapat membantu menilai kelemahan dari QMS, memberikan saran langkah Corrective Action/ Improvement QMS yang diperlukan, bahkan mendorong langkah implementasi CA/ Improvement yang diperlukan.
Sedangkan secara kegiatan Internal Audit adalah menguji dan menilai efektivitas dan kecukupan sistem managemen kualitas internal yang ada dalam organisasi, sehingga tanpa fungsi internal audit, managemen tidak memiliki sumber informasi internal yang independen mengenai kinerja QMS organisasi.
Sebagaimana pernyataan Henry Davis Troreau sebagai berikut :
“Banyak hal Yang Tidak Terlihat , walaupun hal itu berada didalam jangkauan pandangan kita  ,karena hal itu tidak dalam jangkauan intelektual kita”.
Keterlibatan fungsi Internal Audit secara integrative dengan mekanisme Improvement berkelanjutan di suatu organisasi akan sangat positive dalam memberikan dorongan terhadap pencapaian tingkat kematangan organisasi.
Bagaimana fungsi Internal Audit mengintegrasikan dengan mekanisme proses bisnis suatu organisasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu,

-   Memperbaiki kualitas pelaksanaan Internal Audit, dalam hal ini fungsi Internal Audit harus memulai dari tahap :
Perencanaan Audit Plan/ Schedule, penentuan dan penyusunan Tim Internal Auditor, penyusunan Internal Audit Program, Penyusunan Check List, menkomunikasikan dengan Auditee.
Pelaksanaan audit mulai opening meeting, pre-briefing meeting, post briefing meeting, closing meeting, Audit Report, dan ada beberapa hal penting dalam pelaksanaan audit yang perlu form tertentu untuk perekamannya/ dokumentasinya.
Post audit mulai menyusun finding/discrepancies dalam forms standard, mengkomunikasikan hasil audit, memonitor CA sampai dengan follow up/ verifikasi audit dan pemberian status akhir hasil audit dalam suatu report audit.
Perencanaan yang secara baik dan konsisten dilakukan kemudian datanya direkam dalam sistem data base audit yang itegrate dengan database lain serta mudah dalam pengasessanya adalah sumber informasi yang baik dan berharga bagi suatu organisasi.
Kualitas pelaksanaan Internal Audit akan bekembang dinamis bila mengikuti siklus PDCA, Plan-Do-Check-Action secara konsisten. Menampilkan siklus PDCA dengan bantuan system informasi yang baik akan memberikan gambaran bagi fungsi internal audit dalam mengevaluasi performannya dari waktu ke waktu, tingkat kualitas yang semakin baik/ meningkatkan kualitas dari fungsi internal audit sehingga dari waktu kewaktu menjadi semakin matang.
-   Membuat data base Internal Audit yang itegratif dengan data base lain organisasi. Fungsi IA melakukan perekaman hasil audit, penyusunan hasil audit, penyimpanan rekaman audit dan corrective action-nya. Internal Audit dalam menjalankan fungsinya akan dibuat menjadi lebih mudah/ efisien bila memanfaatkan teknologi Sistem Informasi dan Komputerisasi yang sedang berkembang pesat saat ini.

III. MEMANFAATKAN TEKNOLOGI INFORMASI

Teknologi system informasi yang didukung dengan perangkat komputasi teknologi adalah suatu teknologi yang tergolong berkembang paling pesat didunia saat ini. Sebagaimana kita ketahui bahwa revolusi perangkat keras dan lunak di dunia saat ini memberikan banyak kemudahan/ efisiensi bagi berbagai aktivitas terutama aktivitas praktis dalam dunia industri. Integrasi komputasi yang ada yang didorong dengan berkembangnya pula teknologi komunikasi data pada saat ini, dimana komputer-komputer yang ada keberadaanya sudah tidak lagi stand alone, tetapi saling berhubungan dengan area network yang begitu luas dan tak terbatas cakupannya/ accesability-nya sangat mudah.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam pekerjaan praktis seperti misal pengelolaan Internal Audit adalah suatu tuntutan dan tantangan bagi pengelolanya. Penggunaan system informasi yang terintegrasi dalam pengelolaan internal audit dapat berjalan efektif paling tidak harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1.    Pengelolaan Internal Audit membutuhkan pengawasan dan pengendalian secara langsung progressive terhadap proses yang sedang berlangsung dalam pengelolaan Internal Audit seperti kinerja auditor, progress status, seberapa lama response Auditee terhadap temuan yang sudah dijatuhkan dan monitor terhadap setiap tahapan audit dan corrective action secara langsung dan sebagainya.
2.    Pengeloaan Internal Audit memerlukan rekaman/ record yang baik dan berkesinambungan, dalam setiap tahapan audit mulai Planning, Conducting dan Post Audit. Rekaman ini harus dilakukan dengan penggunaan Sistem Informasi yang tepat maka proses penyimpanan kedalam suatu data base akan sistematis dan mudah pula dalam pengacess-an, dan review serta evaluasinya.
3.    Pengelolaan Internal Audit adalah disamping fungsi yang sangat erat berhubungan dengan fungsi lain Internal Audit juga akan melalui tahapan-tahapan yang cukup panjang dan memerlukan waktu siklus yang panjang dan bertele-tele. Penggunaan system informasi dan komputasi diharapkan mempermudah komunikasi dan memperpendek waktu siklus pelaksanaan Internal Audit.
Dengan memperhatikan tiga hal tersebut akan menjadi pendorong kuat bagi fungsi pengelola Internal Audit untuk memanfaatkan teknologi system informasi dalam menjalankan aktivitas pengeloaan internal audit. Pengeloalaan Internal Audit yang berkualitas adalah hal yang sangat diharapkan atau dibutuhkan setiap organisasi dalam usahanya untuk mengembangkan dirinya mencapai kematangan dan tujuan organisasi bersangkutan.

IV. PRAKTEK SISTEM INFORMASI DALAM INTERNAL AUDIT

Ada beberapa aplikasi praktis penggunaan sistem informasi dan komputasi yang dapat dimanfaatkan dalam pengelolaan Internal Audit. Ada yang secara integrasi telah menjadi bagian utuh system informasi di organiasi, ada juga yang secara terpisah di buat/ develop sendiri, tetapi disediakan fasilitas tertentu untuk mengasess atau berkomunikasi dengan proses/ informasi lain. Dengan memperhatikan begitu mahalnya biaya aplikasi yang ada maka aplikasi semacam ini bisa saja dibuat sendiri dengan memperhatikan beberapa hal seperti kompleksitas organisasi termasuk cakupan dari fungsi internal audit itu sendiri, spread up area organisasi dan sebagainya.
Sistem komputasi dalam pengelolaan Internal Audit adalah tersusun dengan program-program aplikasi tertentu yang digunakan. Penetuan system aplikasi yang akan digunakan tergantung dari fungsi internal audit itu sendiri dalam penggunaannya. Praktek penentuan penggunaan aplikasi yang dipakai dapat dimulai dari hal-hal sebagai berikut:
1.    Alasan-alasan kebutuhan, misal
Ø   Sistem yang online, dinamis dan interaktif dimana diharapkan perekaman aktivitas audit dapat dilakukan, dibaca, diupdate dengan cepat dan mudah oleh penggunanya, demikian pula perekaman data corrective action dapat dilakukan oleh auditee secara interactive, informative dan dapat pula di-update seperlunya dan beberapa kemudaan lain dalam pemantauan progress audit dan corrective action  oleh fungsi terkait, termasuki management.
Ø   Sistem yang tidak dibatasi oleh area kerja para penggunanya, tetapi tidak memerlukan effort-effort tambahan bagi client dalam mengoperasikan aplikasi yang ada seperti setup-setup program tambahan terhadap computer client, cukup effort diperlukan hanya untuk server, jadi pengguna (auditor, auditee, management) sangat simple/ dimudahkan dalam penggunaanya.
Ø   Sistem Pengarsipan data-data audit dan corrective action, dimana system tersebut adalah system yang terstruktur dalam format data base program aplikasi, system ini harus memiliki accessibility dan retrieve ability yang terjamin dan dengan access time yang cepat, disamping itu data yang ada juga dituntut aman dalam penyimpanannya dalam periode waktu yang diperlukan.
Ø   Beban kerja dari perangkat yang digunakan, bagaimanapun beban kerja ini sangat menetukan dari unjuk kerja / performance dari system aplikasi yang berjalan.
2.    Alasan ketersedian resources
Penentuan dengan memperhatikan ketersedian resources seperti, Human resources, knowledge, skill dan pengalaman dari fungsi internal auditor dan auditee dalam menjalankan system yang ada Delta masalah ini bisa di-cover dengan pelaksanaan pelatihan terintegrasi dan sistematis.
Hardware, Spesifikasi ketersedian perangkat computer yang dimiliki baik yang digunakan sebagai server maupun client / pengguna, disamping itu juga ketersediaan perangkat jaringan yang ada router, kabel jaringan dan sebagainya, dibutuhkan rencana pengadaan dan anggaran yang dibutuhkan.
Software, kebutuhan akan perangkat lunak paling tidak harus ada perangkat lunak yang umum digunakan dan dipahami oleh pengguna. Disamping penggunaan diperlukan pula perangkat lunak untuk pengembangan seperti program untuk membuat WEB, program script, program data base dan program untuk menampilkan “report”, tetapi hal ini hanya digunakan dan perlu dipasang di server dan pengelola-nya adalah admin (fungsi internal auditor).
Bila kedua hal diatas sudah dapat diketahui, baik melalui studi literature maupun studi/pengamatan lapangan maka kedua data itu kemudian di-compile untuk dilakukan kajian teknis sampai dihasilkan kesimpulan tentang system aplikasi yang layak digunakan.
                                   


 Gambar Ilustrasi kombinasi Skrip




Gambar Topologi Jaringan



Dari Kajian teknis tersebut maka Program applikasi yang diperlukan untuk :
Ø   Untuk membuat layanan Audit dan Corrective Action yang online dan mudah penggunaan maka sangat dibutuhkan suatu applikasi bebrbasis WEB, dimana di dalamnya adalah aplikasi skrip yang bersifat server side. Aplikasi demikian diharapkan sangat memudahkan pengguna ( Auditor, Auditee, dan Management) yang sangat membutuhkan access informasi, komunikasi disamping itu pengguna itu sendiri juga adalah salah satu penyedia data informasi. Layanan aplikasi ini juga merupakan layanan yang memberikan kemudaan pengguna untuk menggunakannya di station area masing-masing atau dimana saja jaringan layanan network tercakup, tanpa perlu effort tambahan untuk menginstall program-program yang sudah disediakan oleh server yang dikelola oleh administrator audit.
Luasnya cakupan area audit dan waktu penyediaan access yang cepat/ real time, suatu program applikasi berbasis WEB yang dinamis dan interaktif akan memotong kendala jarak dan waktu dalam aktivitas audit, tentunya akan memotong waktu siklus audit secara periodical, sehingga penyelesaian progress Audit akan lebih cepat dan mudah dilaporkan.
Ø   Rekaman audit dan corrective action yang dikumpulkan adalah berbentuk kumpulan data yang diatur sedemikian rupa supaya tertata sehingga aman tersimpan dan cepat dalam accessnya. Program aplikasi database adalah aplikasi yang akan memberikan layanan dalam menstrukturisasi data, penyimpanan dan pengolahannya. Program aplikasi ini akan dipandu oleh aplikasi Web yang menjadi tampilan mukanya.
Ø   Pada umumnya fungsi pengelolaan Internal Audit mempunyai form-form standard untuk menampilkan informasi-informasi terkait dengan aktivitas audit dan corrective action, oleh sebab itu suatu program aplikasi tertentu untuk mensupport output hasil audit dalam laporan formal tentu saja diperlukan. Program reporting baik berbentuk table maupun grafik dan sebagainya merupakan bagian paket aplikasi pengelolaan internal audit.

V.   FUNGSI SISTEM INFORMASI

Perlu menjadi perhatian bahwa fungsi pengelola internal audit tidaklah dengan harga mati harus menggunakan perangkat system informasi dan komputasi dalam mejalankan aktivitasnya. tugas utama sebenarnya adalah bagaimana kita mengelola fungsi internal audit secara berkualitas, disamping dituntut pula kualitas pelaksanaan internal audit itu sendiri. Perangkat Sistem informasi dan komputasi itu hanya alat bantu untuk mengelola aktivitas audit menjadi lebih baik, lebih cepat, sehingga lebih baik dan progressive dalam mendorong perbaikan berkelanjutan dalam organisasi.
0 komentar
Langganan: Postingan (Atom)

Blogger Template created with Artisteer.